Nye muligheder som skaber værdi i jeres planlægning

21-09-2021

Planlægning af medarbejdernes arbejdstid kan være en kompleks opgave. Det kræver moderne værktøjer at sikre, at planerne hænger sammen og understøtter dagens bemandingsbehov. Få overblik over nogle af de nye muligheder i vores planlægningsværktøjer, og hvad de kan betyde for jer.

Ny funktionalitet som skaber værdi i planlægningenMange af vores kunder har behov for at sikre, at de rette medarbejdere er på plads til det rigtige job på det rigtige tidspunkt. Og der er ofte ret mange hensyn at tage, når man skal lave en plan, der hænger sammen og understøtter behovet den enkelte dag.

Vi har over de seneste måneder lanceret en masse ny funktionalitet, der gør planlægningsopgaven nemmere. Funktionalitet som gør det muligt at basere jeres planlægning på relevant information som fx lønbudget, bemandingsbehov eller opgaver, og som giver jer det nødvendige overblik til at kunne reagere hurtigt, når der sker ændringer i planen.

Få overblik over nogle af mulighederne her, og hvordan de kan skabe værdi hos jer:

FOR FÅ ELLER FOR MANGE MEDARBEJDERE? BEGGE DELE KOSTER!

Det kan være dyrt at have planlagt for mange medarbejdere i forhold til de opgaver, der skal løses. Og sker det uge efter uge, kan det koste mange penge i løbet af et år.

Omvendt kan det også have store omkostninger, hvis der er for få medarbejdere. Det kan blandt andet betyde overtid for andre medarbejdere, forsinkede leverancer eller tabte salgsmuligheder.

Med ProForecast får I hjælp til at planlægge arbejdsstyrken i forhold til jeres lønbudgetter og konkrete bemandingsbehov time for time på dagen. Når planlæggeren har defineret jeres bemandingsbehov, kan de visualiseres som grafer, der viser både faktisk og forventet bemanding – uanset om I anvender ProRoster eller ProSchedule som planlægningsværktøj. På samme måde kan budgettet visualiseres i planlægnings-visningen, så planlæggeren nemt kan afgøre, hvor planen er sammenlignet med planlægningstallene/ budgetterne og simulere alternativer, inden planen publiceres.

Det forenkler processen og giver bedre overblik over, om behovet er dækket, så I bedre kan undgå over- eller underbemanding og samtidig sikre, at planen er på linje med lønbudgettet.

Og skulle I have behov for, at den udarbejdede plan sendes til endelig godkendelse hos en leder, inden den bliver publiceret, er det også muligt. Dermed kan I sikre, at den rette leder med beslutningskompetence godkender planen – hvilket især kan være en fordel, hvis den udarbejdede plan bryder arbejdstidsregler eller forøger lønbudgettet.


 Med ProMark har vi fået en moderne løsning med intuitive brugergrænseflader, som forenkler planlægningen af medarbejdernes vagter og giver butiks- og salgscheferne et præcist overblik over omkostningen ved en given vagtplan i den enkelte butik 

Henrik U. Schunck
Projektleder, Pisiffik



TAG HENSYN TIL SPECIELLE EVENTS

Ekstraordinære begivenheder som fx særlige kampagner eller afholdelse af status kan kræve ekstra bemanding på enkelte dage. Den type events kan nu lægges ind i en informationskalender med tekst og tidsrum, som vil blive vist i planen i både ProRoster og ProSchedule. Det giver planlæggeren mulighed for at tage højde for det i tide og sørge for den rette bemanding.

DETALJERET PLANLÆGNING SÅ VIGTIGE OPGAVER FORDELES

ProSchedule understøtter nu også avanceret planlægning af medarbejdernes opgaver i løbet af arbejdsdagen.

Planlæggeren kan fx oprette lister over specifikke opgaver, som skal løses i løbet af en dag og derefter fordele opgaverne ud på tilgængelige medarbejdere. Det kunne fx være fordeling af arbejdsopgaver, som temperaturkontroller, opfyldning, rengøring, afholdelse af statusmøder eller af ansvaret for virksomhedens chat/kundesupport. På den måde kan virksomheden sikre, at ansvaret for vigtige opgaver bliver placeret.

Når planen er publiceret, kan medarbejderne se dagens opgaver og ansvarsområder i vores mobilapp. Det forenkler kommunikationen mellem leder og medarbejder og sikrer, at medarbejderen ved, hvad han/hun skal fokusere på den pågældende arbejdsdag.

Avanceret planlægning af medarbejdernes opgaver i ProSchedule

VISUELT OVERBLIK OVER STATUS FORENKLER OPFØLGNINGEN

Det visuelle element går igen i det vi kalder ’Medarbejdertidsoversigten’. Det er en tidslinje, som ved brug af farvekoder informerer dig om dine medarbejderes status her og nu – eller på et valgt tidspunkt. Altså om de er mødt, gået eller fraværende.

Oversigten giver overblik over medarbejdernes faktiske fremmøde i forhold til det planlagte. Er alle mødt som forventet? Hvor længe forventes de at være på arbejde? Har de fravær i løbet af dagen?

Medarbejderne kan nemt se status for deres kolleger, og lederen får hurtigt overblik over, om planen holder, eller om der er behov for at reagere – og evt. følge op på medarbejdere, som fx ofte møder for sent.

Medarbejdertidsoversigten i ProRoster og ProSchedule

NÅR FRAVÆR SKABER NYE BEHOV

ProSchedule gør det nu endnu nemmere for planlæggerne at sikre, at vagter bliver bemandet i tilfælde af fravær. Systemet kan sættes op til automatisk at genskabe behov, hvis en medarbejder registrerer fravær som fx sygdom eller ferie, efter at medarbejderens vagter er blevet planlagt.

På den måde får planlæggeren med det samme overblik over, hvilke vagter der nu ikke længere er dækket på grund af fraværet. I kan dermed sikre, at der bliver taget aktiv stilling til, om behovet skal dækkes eller ej, så planlæggeren kan justere planen og/eller udbyde vagten til andre medarbejdere.

NOTIFIKATIONER SIKRER EFFEKTIV KOMMUNIKATION

Begge planlægningsmoduler tilbyder nu endnu flere notifikationsmuligheder, som sikrer smidig planlægning og effektiv kommunikation.

Medarbejderen kan modtage en notifikation, når der er ændringer i en plan, som påvirker den pågældende medarbejder. Det samme gælder, hvis en leder udbyder en relevant vagt, hvis en kollega ønsker at bytte sin vagt eller hvis medarbejderen er blevet tildelt en vagt, som han/hun har budt ind på. Det forenkler kommunikationen mellem leder og medarbejder og bidrager til en meget smidig planlægning.

SÅDAN KOMMER DU VIDERE

Kontakt os hvis du vil tage din planlægning til næste niveauDer er mere information om de nye muligheder i vores releaseinformation og releasenotes på kundeportalen (kun for kunder).

Vi giver også gerne en demo af ProRoster og ProSchedule med fokus på de mange fordele, I kan opnå med vores moderne planlægningsværktøjer. Kontakt din account manager, hvis du vil vide mere.

 


SÆRLIGT FOR PROMANAGEMENT-KUNDER

Anvender I vores gamle ProManagement-modul er der mange gode grunde til at kigge nærmere på ProRoster og ProSchedule.

ProManagement er ved at blive udfaset, og der udvikles ikke længere ny funktionalitet til modulet. Al planlægningsfunktionalitet findes nu i modulerne ProRoster eller ProSchedule, som løbende videreudvikles.

For at undgå at I står uden en planlægningsløsning i juli 2023, hvor support på ProManagement stopper, anbefaler vi, at I planlægger en opgradering og transition.

Det vil give jer en række fordele:

  • I får adgang til funktionalitet, der understøtter moderne og avancerede behov for medarbejderplanlægning – med løbende videreudvikling
     
  • Modulerne tilgås via ProPortal, så I får en webbaseret og hurtig brugerflade. Langt de fleste daglige funktioner kan udføres via denne browseradgang
     
  • Den webbaserede adgang til modulerne betyder, at I kan reducere antallet af installerede klienter og dermed spare penge på licenser og omkostninger til opgraderinger og vedligehold hos jeres interne IT-afdeling
     
  • Større fleksibilitet for jeres medarbejdere, da de ikke vil være afhængige af en fysisk installation på en PC eller remote desktop adgang, hvis de fx arbejder hjemme
     
  • Med selvbetjening og mobilapp kan I involvere medarbejderne i planlægningen, hvilket kan øge medarbejdertilfredsheden

Vi tilbyder lige nu at tilbagekøbe jeres ProManagement-licens, hvis I køber ProRoster eller ProSchedule i stedet. Dette tilbud gælder indtil 30. juni 2023. Er du interesseret, så kontakt Kenneth B. Schiønnemann, så vi kan tage en dialog om mulighederne.
 



TO MODULER TIL MEDARBEJDERPLANLÆGNING

ProMark tilbyder to planlægningsmoduler, som kan bruges sammen, da alle data ligger centralt i ProMark:

  1. ProRoster: Bemandingsplanlægning baseret på turnus/rul og medarbejdernes arbejdstider
     
  2. ProSchedule: Vagtplanlægning ud fra behovet for arbejdskraft (og evt. kvalifikationer), hvorefter vagter­ne tildeles relevante medarbejdere

Ved at tilkøbe ProForecast-modulet, kan I planlægge arbejdsstyrken i forhold til jeres lønbudgetter og konkrete bemandingsbehov time for time på dagen. Det giver overblik over, om budgettet holder, og om der er mandskab nok.
 



Kunder som bruger vores planlægningsmoduler