(Dansk)
.
Kundelogin

Ofte stillede spørgsmål om Workforce Management

Hvad er Workforce Management? Hvordan får man det optimale ud af et Workforce Management-system? Og hvordan vælger man den rette løsning?
Det og meget mere får du svar på i listen over ofte stillede spørgsmål.
 

Hvad ...?



Hvad er Workforce Management?

Workforce Management (WFM) omfatter alle de aktiviteter, der er nødvendige for at sikre effektive virksomheder og organisationer med en effektiv arbejdsstyrke. Essensen af Workforce Management handler derfor om at planlægge de rette medarbejdere til den rette tid og det rette job. På den måde kan virksomheden sikre, at job- og aktivitetsbehovet dækkes, og at medarbejderne får den korrekte løn i forhold til gældende overenskomster og lokale aftaler på den mest effektive måde. 

En moderne Workforce Management-løsning omfatter både software, tjenester og hardware for optimal understøttelse af processen.

Hvad er de mest almindelige Workforce Management-funktioner?

Kernefunktionaliteten inden for Workforce Management omfatter:

  • Præcis måling af medarbejdernes arbejdstid og fravær – og at gøre disse oplysninger tilgængelige for lønsystemet og evt. andre HR-systemer
  • Måling af om virksomheden overholder lovgivningen vedrørende arbejdstid og ferie/frihed
  • Understøttelse af planlægningsopgaven for at kunne skabe effektive og optimale arbejdsplaner 
  • Sporing af virksomhedens produktivitet 
  • Selvbetjening i forhold til at se arbejdstider, kontosaldi samt at bytte eller sælge vagter

Hvad er fordelene ved Workforce Management?

Med moderne, digitale Workforce Management-løsninger kan virksomheder eliminere en række manuelle og tidskrævende arbejdsgange. Det sparer betydelig tid for både medarbejdere og administration, reducerer risikoen for fejl og forsinkelser og giver pålidelige informationer om virksomhedens drift. Med data i realtid har virksomheden hele tiden fingeren på pulsen og er sikret et faktuelt og validt beslutningsgrundlag til at kunne effektivisere anvendelsen af tid og ressourcer, reagere hurtigt på eventuelle ændringer og opnå besparelser.

Hvad koster en Workforce Management-løsning?

Prisen på et Workforce Management-system vil typisk være baseret på, hvor mange medarbejdere der skal registrere deres tid i systemet, omfanget af funktionalitet og hvilke registreringsenheder virksomheden vælger. Altså en grundinvestering i den ønskede software og hardware. Hertil kommer en årlig omkostning til support og vedligehold af løsningen. 

De fleste leverandører opkræver en pris per bruger per måned/halvår/år.

 

Hvorfor ...?



Hvorfor Workforce Management?

I mange virksomheder er Excel eller papir/blyant stadig udbredte værktøjer i forbindelse med registrering af arbejdstid og fravær, lønberegning og bemandingsplanlægning. Det er både tidskrævende, øger risikoen for fejl og forsinkelser og hæmmer tilgængeligheden af data til analyse og rapportering – og dermed evnen til at handle proaktivt ved afvigelser. 

Med en moderne Workforce Management-løsning kan virksomheden automatisere processerne. Det mindsker risikoen for fejl og sikrer at lovgivning og lokalaftaler omkring arbejdstid overholdes. Desuden er pålidelige og aktuelle informationer om virksomhedens anvendelse af tid og ressourcer med til at styrke beslutningsgrundlaget og giver mulighed for at reagere hurtigt på ændringer i efterspørgsel eller kapacitet. 

 

Hvordan ...?



Hvordan får man mest ud af Workforce Management?

Et IT-systemlandskab med velintegrerede og dedikerede systemer giver ofte en fleksibel og effektiv understøttelse af virksomhedens forretningsprocesser. Det optimale er derfor at integrere Workforce Management-systemet med virksomhedens øvrige forretningssystemer som fx ERP-, HR- og lønsystemer. På den måde bliver værdifuld og aktuel information tilgængelig der hvor den skal bruges, når den skal bruges – uden risiko for manuelle fejl og forsinkelser. Samtidig elimineres en række administrative rutiner inden for lønberegning, produktionsplanlægning, indkøb, logistik, lager, salg, ledelse mv. 

Hvordan vælger man den rigtige Workforce Management-løsning/leverandør?

Markedet for Workforce Management-løsninger er relativt komplekst med mange typer af leverandører, der hver især tilbyder forskellige former for løsninger, teknologier og services. Derudover er der forskelle i løsningernes geografiske fokus, branchefokus og leverandørernes ambitioner for at udvikle løsningen. Den optimale beslutning afhænger af en række interne forhold, som bør afdækkes, inden valg af løsning træffes: 

  • Hvad er virksomhedens strategiske argumentation for at investere i en Workforce Management-løsning (fx øget produktivitet, overholdelse af regler, forbedret dataindsigt og analysegrundlag)?
  • Hvilke processer og opgaver forventer I, at løsningen skal kunne håndtere?
  • Hvad kan virksomhedens eksisterende systemer håndtere? Og hvordan gør de det i forhold til virksomhedens mest kritiske behov og ønsker?
  • Hvilken type leverandør ønsker I at indlede et samarbejde med? En specialiseret Workforce Management-leverandør (best-of-breed) eller en leverandør med en bred suite/produktportefølje (best-of-suite)?

Inspiration til valg af leverandører/løsninger kan fås i Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".

Hvordan beregner man ROI på Workforce Management?

En investering i en Workforce Management-løsning giver virksomheden mulighed for at blive mere effektiv og opnå væsentlige besparelser gennem reduktion af administrativ tid og fejl, sygefravær og overtid. Jo flere overenskomster, regler og grad af kompleksitet løsningen skal håndtere, jo større er fordelen ved at digitalisere. 

Eksempler på gevinster:

  • Reduktion af administrative omkostninger gennem:
    – Sparet tid på tidsrapportering for medarbejdere og funktionærer (antal minutter per dag per medarbejder)
    – Sparet tid på godkendelse for arbejdsledere (antal minutter per uge per medarbejder)
    – Sparet tid til afstemning, fejlrettelser mv. i lønadministrationen (antal minutter per måned per medarbejder)
  • Reduktion af fejl relateret til manuel administration (fejlføring af tid, glemte registreringer mv.) (0,8-1,2% af arbejdstiden)
  • Reduceret overtidsbetaling (bedre styring af rette ressourcer til rette tid)
  • Reduceret sygefravær gennem fleksibel bemandingsplanlægning, overholdelse af arbejdstidsregler etc.
  • Reduktion af administration i faktureringsproces med 25-85%, hvis medarbejdernes tid skal viderefaktureres
  • Øget faktureringsgrad på kunderelaterede ydelser
  • Reduceret behov for vikarer/midlertidigt ansatte, eller færre omkostninger hertil


Afhængigt af den enkelte virksomheds situation kan løsningen ofte tjene sig selv hjem inden for et år.

Ønsker du en mere specifik beregning/business case-udregning, er du meget velkommen til at kontakte os.

Hvordan forløber en Workforce Management-implementering?

Det konkrete implementeringsforløb er naturligvis forskelligt fra virksomhed til virksomhed og planlægges individuelt. Implementeringsforløbet vil dog ofte indeholde følgende elementer:

  1. Forberedelse: Et grundigt forstudie, hvor alle relevante forhold som fx arbejdstidsregler, lokalaftaler, eventuelle 3. parts leverandører med mere afdækkes og et planlægningsmøde, hvor parterne afklarer, hvem der har ansvar for hvad
  2. Implementering: Opsætning/konfiguration af løsningen, uddannelse af superbrugere og pilotprojekt/test
  3. Idriftsættelse – som evt. kan foregå i etaper – og overdragelse til supportafdelingen
     

Hvornår ...?



Hvornår skal man gå i gang med Workforce Management?

Stadig stigende konkurrence betyder, at mange større virksomheder og organisationer er optaget af at maksimere produktiviteten og effektiviteten gennem øget digitalisering af de administrative kerneprocesser. 

Implementering af Workforce Management giver mening for virksomheder, der ønsker at kunne:

  • Holde styr på medarbejdernes tid, så man har overblik over medarbejdernes arbejdstid og løn
  • Planlægge arbejdet, så man har det helt rigtige antal medarbejdere til at dække virksomhedens behov
  • Forudsige virksomhedens behov, så man ved, hvor mange medarbejdere og hvilke kompetencer, der skal bruges på kort og lang sigt
  • Overvåge og analysere resultater for at se, om virksomheden når sine delmål (opgaver/ordrer), og reagere hurtigt, hvis man ikke gør
     

Hvem …?



Hvem har gavn af Workforce Management?

Workforce Management kan bruges i de fleste typer virksomheder og i alle dele af virksomheden. De primære brugere af en Workforce Management-løsning er:

  • HR, der har ansvar for korrekt beregning af løn og rapportering på sygefravær
  • Mellemledere med det operationelle ansvar for at kombinere ordrer, ressourcer og medarbejdere
  • Økonomidirektører og andre topchefer, der har brug for rapporter og KPI-overvågning i realtid
  • Medarbejdere på alle typer overenskomster og lokalaftaler

Hvem udbyder Workforce Management?

Der findes flere typer af Workforce Management-leverandører på markedet, der hver især tilbyder forskellige former for løsninger, teknologier og services. Udbuddet omfatter både specialiserede Workforce Management-løsninger med varierende funktionalitet og muligheder (best of breed), Human Capital Management (HCM)-løsninger der dækker hele HR-området (best of suite) og branchespecifikke løsninger med Workforce Management-funktionalitet til fx sundhedssektoren eller call center-løsninger.

For mere information om potentielle leverandører se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".

 

Hvilke ...?



Hvilke virksomheder har størst udbytte af Workforce Management?

Workforce Management kan bruges i de fleste virksomheder, der har fokus på at minimere tunge, manuelle interne processer relateret til løn og styring af arbejdsstyrken. Det er ret udbredt i fødevare- og produktionsvirksomheder, men kan også med stor fordel anvendes i bygge- og anlægsbranchen og i servicevirksomheder, herunder den finansielle sektor samt inden for logistik og transport.

Hvilke funktioner i virksomheden har mest gavn af Workforce Management?

Workforce Management kan bruges i alle dele af virksomheden og giver konkrete fordele for:

  • HR, lønadministration og Shared Service Centers, der har ansvar for korrekt beregning af løn og rapportering på sygefravær
  • Mellemledere med det operationelle ansvar for at kombinere ordrer, ressourcer og medarbejdere
  • Økonomidirektører og andre topchefer, der har brug for rapporter og KPI-overvågning i realtid
  • Medarbejdere på alle typer overenskomster og lokalaftaler

Hvilke typer af Workforce Management-løsninger findes der?

Der findes flere typer af Workforce Management-løsninger på markedet. Udbuddet omfatter både specialiserede Workforce Management-løsninger med varierende funktionalitet og muligheder (best of breed), Human Capital Management (HCM)-løsninger der dækker hele HR-området (best of suite) og branchespecifikke løsninger med Workforce Management funktionalitet til fx sundhedssektoren eller call center-løsninger.

Løsningerne tilbydes som on-premise løsning, cloud-løsning eller SaaS-løsning.

For mere information om udbuddet af løsninger se Gartners "Market Guide for Workforce Management Applications".