(Dansk)
.
Kundelogin
Få vores nyhedsbrev

Modtag aktuelle nyheder og vigtig viden om Workforce Management ca. en gang om måneden

Gode oplevelser baner vej for mobil tidsregistrering

Tidsregistrering og planlægning via mobile enheder vinder frem. Otte erfarne ledere og HR-administratorer ser langt flere fordele end ulemper ved Workforce Management på mobilen, men det er afgørende, at servicen opleves som let anvendelig og relevant blandt medarbejderne

Den digitale transformation er i fuld gang i større virksomheder – også inden for Workforce Management. Her indtager udbredelsen af smartphones og tablets en mere og mere betydningsfuld rolle i automatiseringen af de administrative kerneprocesser.

Mobil tidsregistrering med flere fordele

Interviews med otte ledere og HR-administratorer fra bl.a. Orkla Confectionery, Schneider Electric, SDC, Sydbank og Kverneland, der alle har bred erfaring med Workforce Management-processer, afslører flere fordele end ulemper ved mobil tidsregistrering.

Interviewpersonerne er generelt enige om, at der er betydelige gevinster at hente i form af automatiserede administrationsprocesser og forbedret indsigt i organisationens produktivitetsmønstre.

Udover reelle barrierer som hygiejneforhold i bl.a. fødevarevirksomheder, er de optimistiske i forhold til fremtiden for tidsregistrering og planlægning via mobile enheder.

Udbredelsen afhænger dog i høj grad af brugervenligheden og brugeroplevelsen hos hver enkelt medarbejder. Tidsregistrering og planlægning via mobilen bør tænkes ind som en service til medarbejderne for at opnå den bedste brugeroplevelse.

Jan Weber, CFO hos Kverneland, der producerer landbrugsmaskiner, forklarer: ”Jeg vil helst ikke snakke registrering. Jeg vil hellere tale dialog. Betragter man mobil tidsregistrering i et lidt bredere perspektiv, så skal vi tænke løsningen ind som en service til brugerne, der også skal have brugbar feedback på deres handlinger.”

Fokus på den gode brugeroplevelse

Tidsregistrering eller Workforce Management på mobilen skal være nemt og relevant for medarbejderne. Sådan lyder det samstemmende fra vores otte interviewpersoner.

Især tre temaer synes at optage de erfarne brugere af Workforce Management-løsninger, der i dag tilgår løsningen via faste terminaler eller online via PC:

  1. Prioritering af funktioner
  2. Kommunikation og dialog
  3. Udvikling og vision

Gode oplevelser baner vej for mobil tidsregistrering
Bevidst prioritering af funktionalitet

HR-specialist Ann Katja Starup fra energioptimeringsvirksomheden Schneider Electric vurderer, at prioritering af funktioner har indflydelse på brugeroplevelsen: ”Det ville jo være optimalt, hvis vores medarbejdere kunne det samme på mobilen, som de kan på portalen via deres PC i dag. Men det er umuligt, tænker jeg.”

Det er dog ikke umuligt, men et spørgsmål om, hvorvidt det er hensigtsmæssigt i forhold til brugeroplevelsen og kvaliteten af de opsamlede data. På mobile enheder går øvelsen ud på at gøre kompleksiteten i Workforce Management så enkel og serviceorienteret som muligt på de mindre skærme.

”Det er et bevidst valg at prioritere de bedst egnede registreringsmuligheder og brugerfunktioner på mobile enheder i forhold til, hvor let og hurtigt det bør være for slutbrugerne. Samtidig bestræber vi os på, at brugervenligheden skal reducere chancen for fejlregistreringer, så kvaliteten af de opsamlede data er i top”, fortæller Morten Janum, CIO hos Mark Information.

Understøttelse af datadreven dialog

Kommunikation og dialog bør ifølge vores interviewpersoner være en del af serviceoplevelsen blandt medarbejdere, der regelmæssigt skal registrere opgaver og arbejdstid via mobil eller tablet.

Det uddyber direktør Kristian Petersen fra transportvirksomheden Viggo Petersens Eftf.: ”Medarbejderne kan opfatte tidsregistrering på mobile enheder som kontrol, med mindre man også tilbyder små kommunikations- og feedbackfaciliteter som for eksempel muligheden for at gøre opmærksom på uhensigtsmæssigheder på ruten eller en lille smiley-ordning, hvor medarbejderen nemt og hurtigt kan angive, hvilket humør vedkommende er i når registreringen er fuldendt.”

I den forbindelse bør det understreges, at Workforce Management er et ledelsesværktøj, der netop bør facilitere den datadrevne dialog mellem leder og medarbejder. Og ifølge Morten Janum åbnes der også mere og mere op for selvbetjent vagtbytte og bemandingsplanlægning og enkle nyhedsstrømme som push-beskeder på Android og IOS apps som services til slutbrugerne.

Langsigtet plan for udvikling

Produktvisionen og leverandørens udviklingsplan er helt naturligt også et emne, der optager de interviewede. For dem er det vigtigt at forstå, hvordan leverandøren har fokus på at udvikle produktet – til fordel for både ledelse og medarbejdere.

Derfor er nogle af de vigtigste spørgsmål til en leverandør af mobil tidsregistrering: ”Hvad er planen for udvikling på produktet?”, ”Er det en teknologi, der investeres i?” Og ”hvilke andre services kan vi forvente at tilbyde medarbejderne i det lange løb?”

”Al ny funktionalitet udvikles i samarbejde med kunder, så vi fra starten har tæt kontakt med brugerne i udviklingen af de rette løsninger på konkrete udfordringer,” fortæller Morten Janum. ”Forespørgslerne på funktionalitet kommer enten direkte fra kunder eller bliver opsamlet i forbindelse med erfagruppemøder og brugerkonferencer.”

Styr på sikkerheden

IT-sikkerhed og databeskyttelse betragtes som den største bekymring ved mobil tidsregistrering:

”Ulemperne er forhold omkring sikkerhed. Vi er jo en bank, så vi er naturligt bekymrede for, at der er nogle, der kan hacke sig ind på linjen, hvis noget kan tilgås udefra”, indleder Poul Mai, der er HR-administrationschef i Sydbank.

Bekymringerne for IT-sikkerheden giver anledning til en kommentar fra Mark Information: ”Det er en plausibel bekymring. Derfor er det vigtigt at få adresseret et af de mest centrale spørgsmål så tidligt som muligt: ”Hvordan skal medarbejderne forbindes til systemet via mobilen?" Det – og mange andre forhold – er noget af det, vi adresserer i vores foranalyse af projektet inden opstart.”

Når det så er sagt, er det vigtigt at bemærke, at den reelle sikkerhedsrisiko i forhold til at afsløre forretningskritiske eller personfølsomme data i Workforce Management-løsninger er meget lav. Løsningen indeholder i sig selv ikke følsomme data, men beriger – gennem standardintegrationer – virksomhedens HR- og ERP-systemer med aktuelle data, hvilket øger effektiviteten og giver mulighed for hurtig reaktion, styring og korrektion.

Poul Mai fra Sydbank fortsætter: ”Forholdene omkring IT-sikkerheden er selvfølgelig noget, der kan løses. Der er jo andre, der bruger mobil tidsregistrering. Og når de kan, så kan vi selvfølgelig også. Det er et spørgsmål om det rette set-up.”
 

Tilbage