Fire fordele ved en international Workforce Management-løsning

Hvorfor vælge en internationalt dimensioneret Workforce Management-løsning til tidsregistrering og bemandingsplanlægning? Vi ser mindst fire fordele. Læs med her og få vores bud på fordelene og eksempler fra virksomheder, der anvender ProMark som en løsning på tværs af grænser.

Maksimering af virksomhedens produktivitet optager de fleste ledere i større organisationer. Det er virksomhedens konkurrenceevne, der er på spil.

I den forbindelse indtager Workforce Management en central rolle.

Hvad kendetegner en international Workforce Management-løsning?

En international Workforce Management-løsning er kendetegnet ved et centralt kernesystem til tidsregistrering, bemandingsplanlægning og rapportering, der også fungerer lokalt på trods af forskelle i rammevilkår på arbejdsmarkedet og i de interne HR-politikker.

Samtidig med at løsningen både kan anvendes af medarbejderne og administreres decentralt, får koncernledelsen også et ensartet og direkte sammenligneligt overblik over udviklingen i produktiviteten blandt de lønnede ressourcer på tværs af virksomhedens lokationer eller markeder.

Fire fordele der er værd at forholde sig til

Tidsregistrering, bemandingsplanlægning og produktivitetsrapportering behøver ikke nødvendigvis være et lokalt anliggende, bare fordi det enkelte land er omfattet af lokale arbejdsmarkedsforhold og rammevilkår for arbejdstid, overtid, flextid, fravær, ferie og refusion.

Tværtimod! Der er mindst fire fordele ved at vælge en internationalt dimensioneret Workforce Management-løsning:

#1 Internationalt sammenlignelig ledelsesindsigt

En af de vigtigste fordele er muligheden for at træffe velinformerede beslutninger om optimering i forhold til produktivitetsmål.

På baggrund af troværdig og direkte sammenlignelig indsigt i organisationens mest effektive arbejdsprocesser og adfærd på tværs af geografi, får virksomhedens ledelse, økonomiafdeling og HR-organisation mulighed for at ændre bemandingsplanlægningen og arbejdsprocesserne for at maksimere produktiviteten, reducere sygefraværet eller nedbringe omkostningerne til fx overarbejde.

Hos VikingGenetics arbejder størstedelen af de ansatte i stalde og laboratorier i Finland, Sverige og Danmark. Tidsregistrering og bemandingsplanlægning er indtil for nylig foregået ved hjælp af pen og papir i Danmark og lokalt funderede tidsregistreringssystemer i Finland og Sverige. I foråret 2016 implementerede virksomheden ProMark som én fælles Workforce Management-løsning. Ambitionen er at nedbringe omkostningerne til overarbejde i de tre lande. På kort sigt forventer Group Business Controller, Andreas Storm, et bedre overblik på tværs: ”Med det nye, fælles tidsregistreringssystem forventer vi at få et langt bedre og ensartet overblik over medarbejdernes arbejdsmønstre og overarbejde i de forskellige stalde og laboratorier i Norden. Overblikket giver os en unik mulighed for at forbedre vores bemandingsplanlægning og opnå højere produktivitet, uanset lokale arbejdstidsregler og overenskomster”.

#2 Ensartet HR-politik og lønadministration

En anden fordel er møntet på virksomhedens evne til at strømline eksekveringen af HR-politikken og de administrative processer i HR- og lønafdelingerne.

Med et fælles system til opsamling og behandling af arbejdstids- og fraværsdata bliver det muligt at implementere en international HR-politik, hvor regler for eksempelvis godkendelse i forbindelse med sygefravær, fravær, overarbejde og ferie ensrettes i en digitalt automatiseret HR- og lønadministrationsproces.

#3 Centraliseret og skalerbar IT-kontrakt og styring

Flere større virksomheder centraliserer virksomhedens støttefunktioner i Shared Services-enheder. Det øger IT-indkøbernes forventninger til både gennemskuelighed og enkelhed i den internationale IT-infrastruktur.

Ved at anskaffe en international Workforce Management-løsning får indkøberne et mere enkelt overblik over omkostninger og tekniske krav – og behovet for styring af lokale kontrakter elimineres. Derudover kan både IT-styringen og supporten centraliseres og dermed simplificeres.

Samtidig styrkes virksomhedens mulighed for en hurtig og omkostningseffektiv skalering af Workforce Management-systemets udbredelse fra land til land.

#4 Synergier ved fælles platform og samme sprog

En fjerde fordel er muligheden for en mere smidig og erfaringsbaseret implementering af tidsregistrering, bemandingsplanlægning og korrekt lønberegning fra land til land.

Med afsæt i det eksisterende systemkendskab blandt medarbejdere og superbrugere i organisationen, kan en internationalt dimensioneret Workforce Management-løsning hurtigere implementeres i et andet land ved hjælp af best practices og samme sprog for problemstillinger og forventede resultater.

I Sverige har svenskejede Lantmännen Unibake, med hovedkontor i Danmark og et antal internationalt spredte fabrikker, flere års erfaring med Workforce Management og tidsregistrering. I Danmark og Tyskland er det ambitionen at implementere ensartet, automatiseret og lokalt forankret opsamling af data for komme/gå og fravær blandt de timelønnede på fabrikkerne. Løsningen er rullet ud i Danmark, og snart følger Tyskland. I den sammenhæng oplever Morten Green Jeppesen, der er IT Manager for Danmark og Tyskland, at der er klare fordele forbundet med internationalt skalerbare Workforce Management-løsninger: ”Vi har allerede superbrugerne og adgangen til kernesystemet, så med den ballast opnår vi synergier i forhold til hurtigere implementering og organisationens eksisterende kendskab til processerne i systemet.” Generelt ser Morten Green Jeppesen frem til at hjælpe ledelsen og organisationen med at frembringe et langt bedre og mere retvisende datagrundlag for arbejdstid og fravær på de forskellige produktionssteder. ”I Danmark er vi godt kørende med opsamling af data med vores tidsregistreringssystem. På kort sigt skal vi lære af det og frembringe bedre datakvalitet, end den de tyske registrerings- og rapporteringsprocesser med pen og papir formår i dag.” På længere sigt forventer han betydelige tidsbesparelser i processerne for håndtering af sygefravær og lønadministration: ”Når implementeringen er fuldendt, får vi et internationalt ensartet værktøj til nemmere og mere nøjagtig håndtering af sygefravær og eksport af løndata til eksempelvis vores egne lønsystemer og til eksterne partneres systemer i henholdsvis Danmark og Tyskland.”

Dette var bare fire fordele. Der er naturligvis flere, afhængig af virksomhedens produktivitetsmål, HR-administrative kerneprocesser og generelle ambitioner i forhold til konkurrenceevnen.

Lyder det interessant og vil du gerne vide mere, så lad os se på mulighederne hos jer.