(Dansk)
.
Kundelogin

Er I klar til den nye ferielov? Vi er!

Næste år får vi en ny ferielov i Danmark. Den nye lov vil gælde fra den 1. september 2020 og medfører en række ændringer, som virksomheden skal forholde sig til. Læs mere om, hvad det er for nogle punkter, I skal tage stilling til, og hvordan I kan få hjælp til at håndtere dem.

Ny lovgivning medfører som regel nye opgaver og ændrede processer. Og den nye ferielov er ingen undtagelse! Mark Information har udviklet modulet ProAbs Ferie for at hjælpe vores kunder med at understøtte den nye ferielov, men også de overenskomstregulerede tildelinger af fraværsarter.

DEN NYE FERIELOV – KORT FORTALT

Med den nuværende ferielov har vi forskudt ferie. Det betyder, at medarbejderne optjener ferie i kalenderåret, men at ferien først kan afholdes fra 1. maj til 30. april året efter (kaldet ferieåret). Der kan dermed gå op til 16 måneder fra medarbejderen optjener ferien, til den kan afholdes. Det er muligt at overføre feriedage fra et ferieår til det næste. Hvis feriedagene ikke afholdes, og de ikke bliver overført til næste år, går de tabt for medarbejderen, og firmaet skal overføre pengene til statens feriefond. 

De væsentligste ændringer mellem den nuværende og den nye ferielov er:

  • Nyt ferieår:
    Ferie optjenes fra 1. september til 31. august (12 måneder), men kan afvikles fra 1. september til 31. december (16 måneder)
     
  • Samtidighedsferie:
    Optjening og afvikling sker fremover samtidig. Det betyder, at medarbejderne kan afholde ferie i takt med, at de optjener den (med 2,08 dage om måneden). Det stiller nye krav til virksomheden om hurtigere indberetning af feriedage

For at undgå at medarbejderne skal afholde ferie efter både gamle og nye regler samtidig, er der indført en overgangsperiode. Overgangsperioden løber fra 1. september 2019 til 31. august 2020, og feriedage, som optjenes i denne periode, vil blive indefrosset. Virksomheden er dermed forpligtet til at indberette optjent ferie til en særlig fond, ”Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler”. De indefrosne feriedage skal udbetales, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet eller går på pension.

Ny ferielov i Danmark


KORREKT FERIEHÅNDTERING TIL TIDEN

Administrationen af medarbejderes feriedage sker typisk i virksomhedens lønsystem og er ofte en manuel og tidskrævende proces.

Med modulet ProAbs Ferie kan I automatisere en række af arbejdsgangene og dermed forenkle håndteringen af ferieregnskabet i virksomheden.

ProAbs Ferie, også kaldet feriemodulet, understøtter to vigtige processer:

  1. Optjening af ferie:
    Modulet beregner og styrer optjening og tilskrivning af ferie i forhold til anciennitet, alder og fuldtids-/deltidsansættelse, og holder styr på, om den optjente ferie er med eller uden løn. Det sikrer også korrekt tilskrivning af specielle fridage som feriefridage, omsorgsdage og seniordage.
     
  2. Overførsel til nyt ferieår:
    Modulet håndterer overførsel af ferie til næste ferieår eller udbetaling af ikke afholdte feriedage. Medarbejderne lægger selv deres ønsker om overførsel eller udbetaling ind i systemet, som samtidig sikrer, at de ikke kan overføre mere ferie, end de har til rådighed. Modulet kan også håndtere ønsker om overførsel eller udbetaling af andre saldi som fx flextid og afspadsering – med integration til lønsystemet.

Ferieoversigt i ProAbs Ferie-modulet
Eksempel på brugergrænseflade for medarbejder ved anmodning om overførsel af fravær til nyt ferieår.

Med ProAbs Ferie har både medarbejder, leder og lønkontor hele tiden overblik over feriesaldi, godkendt ferie, overførsler m.m.

Gennem automatiske notifikationer kan virksomheden advisere medarbejderne om deres feriesaldo på en given dato og sikre, at de får taget stilling til, hvad der skal ske med de ikke afholdte feriedage – og at de nødvendige godkendelser sker i tide. Og HR kan løbende følge med i, hvad lederne godkender. Hvis både leder og lønkontor skal godkende, er der mulighed for et 2. godkendelsesniveau.

Løsningen har fuld integration til virksomhedens lønløsning – uanset hvilket system I har. Integrationen kan gå begge veje, eller vi kan levere aktuelle data på optjent eller afholdt ferie for hver enkelt medarbejder til brug i lønforberedelsen.


OVERVEJELSER I FORHOLD TIL FERIEHÅNDTERINGEN

Som led i beslutningen om at sætte strøm til feriehåndteringen, er der en række vigtige punkter, I bør forholde jer til:

  • Hvilke processer har I brug for at få understøttet? Optjeningsdelen? Overførselsdelen? Begge processer?
    Nogle virksomheder har brug for understøttelse af begge processer, andre kun den ene.
Kun optjening Kun overførsel Begge processer

Optjeningsdelen er tidligere typisk håndteret i virksomhedens lønsystem.

Med feriemodulet kan I sikre korrekt beregning og tilskrivning af feriedage og andre fridage, og de forskellige saldi overføres hver måned til jeres lønleverandør – uanset hvilken løsning I har.

Overførselsprocessen er decentral og håndteres ofte ud fra blanketter og skriftlige aftaler mellem medarbejder og leder. Herefter skal lønkontoret indtaste de overførte dage manuelt i lønsystemet.

Det er ikke bare tidskrævende for alle parter. Med feriemodulet undgår virksomheden også fejl, forsinkelser og at der overføres flere dage end medarbejderen har til rådighed. Ledere kan også overføre på vegne af medarbejdere.   
Ved at samle begge processer i feriemodulet opnår virksomheden optimal understøttelse af feriehåndteringen. Det betyder, at hverken ledere eller medarbejdere skal have brugerflader til andre systemer, og at data er i realtid. Hermed sikres en let og smidig proces for både medarbejder, leder og HR.

 

  • Overvejelser i forhold til feriehåndteringHvordan forholder I jer til muligheden for at holde ferie på forskud?
    Den nye ferielov giver medarbejderen mulighed for at låne feriedage, hvis han/hun ikke har optjent dage nok. Fratræder medarbejderen før dagene er optjent igen, vil de blive modregnet. Det er vigtigt, at I som virksomhed har en politik for dette: Er det noget, I vil tillade? Hvis ja, hvor mange dage kan medarbejderen så låne, og skal det kun gælde bestemte perioder? Uanset hvad I vælger, kan det understøttes i vores feriemodul.
     
  • Hvad skal der ske med ikke afholdte feriedage?
    Hvis medarbejderen ikke når at afholde al sin opsparede ferie, pålægger den nye ferielov virksomheden at udbetale den 5. ferieuge automatisk, når afholdelsesperioden slutter den 31. december. I kan dog indgå aftale om overførsel eller udbetaling på et tidligere tidspunkt. Derfor er det vigtigt, at I tager stilling til, hvordan I vil håndtere dette i virksomheden. Har en medarbejder mere end 5 dage tilbage, går de tabt, hvis der ikke er indgået en aftale. Dette kan styres via feriemodulet, hvor medarbejderen inden for en bestemt tidsfrist kan bede om overførsel og/eller udbetaling af dage, inden systemet korrigerer dem i forhold til opsætning og politik.
     
  • Hvordan skal ProMark integreres op imod jeres lønsystem?
    Det er vigtigt at få defineret, hvordan ProMark skal spille samme med lønsystemet. Skal integrationen gå begge veje eller kun den ene? Og hvilke data skal udveksles? Kortlægningen må gerne gå helt ned i detaljen med hvilke data der skal indgå i filerne og filformater, så eventuelle udfordringer bliver adresseret inden selve implementeringen.

Uanset om I vælger at digitalisere feriehåndteringen eller ej, skal I beslutte, hvordan I vil håndtere de indefrosne feriepenge. Senest 31. december 2020 skal I opgøre og indberette hver enkelt medarbejders indefrosne feriepenge til den nyoprettede fond. I den forbindelse skal I beslutte, om feriepengene skal administreres internt i virksomheden eller indbetales til fonden.


HVORNÅR ER DET OPTIMALT AT GÅ I DRIFT?

Hvornår er det optimalt at gå i drift med ProAbs Ferie?En sidste vigtig beslutning handler om, hvornår det er bedst at gå i gang. Der er fordele og ulemper ved at gå i drift på forskellige tidspunkter.

  • Før 1. januar 2020
    Fordelen ved at tage feriemodulet i brug før den 1. januar 2020 er, at systemet også kan håndtere tildelingen af andre overenskomstmæssige feriedage som fx feriefridage, 6. ferieuge, seniordage eller omsorgsdage. Og modulet understøtter tildeling i både dage og timer.
     
  • Efter 1. januar 2020
    Er I ikke afklaret og klar til at gå i drift før 1. januar 2020, kan I sagtens vælge at gå i drift efter årsskiftet. Feriemodulet vil så samle op på de tildelte dage på bagkant. Det betyder dog, at medarbejderne ikke selv har adgang til et præcist overblik over alle deres feriedage, før feriemodulet er implementeret. Af hensyn til deadline for overførsel af ferie til næste ferieår, som typisk kan ske fra marts eller april afhængigt af firmaets politik, er det en fordel at gå i drift før 2. kvartal.
     
  • 1. maj 2020 - 30. september 2020
    I denne periode, også kaldet miniferieperioden, kan medarbejderne afvikle de 16,64 feriedage, som de har optjent fra 1. januar – 31. august 2019. Herefter tilskrives 2,08 dage per måned. Ønsker de at holde mere end 16,64 dage i denne periode plus fx 5 dages efterårsferie, vil de ikke have dage nok. Derfor er det vigtigt, at I har forholdt jer til muligheden for at holde ferie på forskud og/eller har styr på overførselsdelen, hvis de vælger at overføre ferie fra 2019. Feriemodulet kan styre anmodninger om at låne feriedage, så I undgår at administrere dette manuelt. Og medarbejderne vil selv have adgang til en oversigt over afholdte, planlagte og lånte feriedage. Det er derfor en fordel at have systemunderstøttelsen på plads før denne periode.


KOM I GANG – NU!

Det er ikke spor for tidligt at begynde at tage fat på denne opgave og forholde jer til de punkter, vi har omtalt her.

”Vi oplever for øjeblikket en stor tilgang af kunder på det nye feriemodul med implementeringsforløb i 4. kvartal 2019 eller 1. kvartal 2020. Så jo før I får taget stilling, jo bedre kan vi hjælpe jer med at komme i gang”, lyder opfordringen fra Michael Dupont Fischer, direktør i Mark Information Danmark.
”Vores konsulenter hjælper gerne med at kortlægge, hvordan de forskellige feriesaldi kan – og bør – sættes op, så I får det nødvendige overblik”.