TRONDOS - Coop Trondheim og Omegn BA
Nyt turnus- og tidsregistreringssystem effektiviserer butiksdriften hos TRONDOS
- Vi har meget gode erfaringer med ProMark, vores nye turnus- og tidsregistreringssystem. Systemet takler varierende turnus- og skifteordninger på en meget effektiv måde og leverer data til lønsystemet således, at de ansatte får den rette løn, siger systemchef Terje Skjelvik fra TRONDOS (Coop Trondheim og Omegn BA).
Virksomheden beskæftiger medarbejdere med varierende turnus- og skifteordninger fra tidligt om morgenen til sent på aftenen både på hverdage og på helligdage. – Vi var på udkig efter et system, som kunne håndtere sådanne variationer på en tilfredsstillende måde. Mark Information var den eneste systemintegrator, hvor alle elementerne var omfattet, siger Skjelvik. Han tilføjer, at konkurrerende systemintegratorer kun opererede med stykvise og delte løsninger. – De var ikke særligt egnede til vores behov, præciserer han.
Besværligt og ressourcekrævende
I 2002 foretog TRONDOS en evaluering af sine rutiner for tidsregistrering og lønberegning. – Det gamle lønsystem havde store mangler, set ud fra dagens behov, siger Skjelvik. Han tilføjer, at selskabet opererer med forskellige ansættelsesforhold. 1/3 er fastansatte, 1/3 er på deltid, mens 1/3 er ekstrahjælp. – Vi forholdt os bl.a. til mange timelister udarbejdet i Excel i vores butikker – noget der gav grobund for mange fejlkilder. Der var også forskellig praksis for, hvordan butikkerne aflønnede deres medarbejdere.
Kravspecifikation
I foråret 2002 blev der udarbejdet en kravspecifikation, og der blev sendt forespørgsler ud til 15 systemleverandører. Som udgangspunkt ønskede vi kun at binde os til en leverandør, som havde ansvaret for implementering og idriftsættelse af et fælles tidsregistrerings- og lønsystem. Valget faldt på ProMark og Vivaldi-løn. – I efteråret 2002 blev systemleverandørerne enige om sammen at udarbejde en fælles skræddersyet løsning til os, siger Skjelvik.
Funktionskravene er vigtige TRONDOS havde klare meninger om, hvordan det nye tidsregistrerings- og lønsystem skulle fungere. – Der blev nedsat interne arbejdsgrupper, som vurderede de enkelte afdelingers behov, siger Skjelvik. Han mener, at det er vigtigt, at man som kunde på forhånd har klare meninger om, hvordan systemet skal fungere.
Håndterer alle tidsregistreringer
Hovedårsagen til at valget faldt på ProMark fra Mark Information, var at systemet kunne tilfredsstille kravene til tidsregistrering hos alle butikkerne i TRONDOS.
I dagligvarebranchen opererer vi med tillæg for ubekvemme arbejdstider. Arbejder man mere end 12 timer om ugen, har man krav på et sådan tillæg, uafhængigt af hvilken afdeling man arbejder i.
Til forskel fra konkurrerende systemløsninger tager ProMark hensyn til dette og indberegner det rigtige tillæg i lønnen til den ansatte, siger Skjelvik.– Der er også indregistreret mellem 800-900 turnuser i systemet, som fordeler sig over alle ugedagene, og som tager hensyn til alle hel¬ligdage. Det siger lidt om kompleksiteten og variationen i vores organisation.
Rationaliseringseffekt
Fra it-systemet blev taget i brug ved årsskiftet 2002/2003 og frem til i dag, har TRONDOS sparet et årsværk. – Nu har vi kun brug for en medarbejder til at køre lønudbetalingerne, siger Skjelvik. - Det er kun få norske virksomheder, som klarer at håndtere en sådan operation med så få ressourcer. Hvis vi derudover tager i betragtning, hvad vi har sparet i rapportering, turnusplanlægning samt eliminering af fejlkilder bliver det høje tal.
Lønomkostninger
TRONDOS er en stor virksomhed i Trøndelag. Virksomheden, som blev grundlagt 1. januar 1970, lønner 1800 medarbejdere. Selskabet er et kooperativ (andelsselskab), som ejes af 77.760 medlemmer. – Løn er den vigtigste omkostning hos os. Vi er derfor afhængige af et tidsregistrerings- og lønsystem, som optimerer ressourcebrugen, siger Skjelvik. – Vi skal også være sikre på, at vores 1800 ansatte får den rigtige løn til rette tid.
TRONDOS driver handel inden for varegrupperne dagligvarer, byggevarer og isenkram, elektriske artikler, sport, tøj, sko, møbler, interiør og brændsel. Virksomheden ejer 2 Coops Obs!, 1 Bygg og Bo, 22 Coop Prix, 5 Coop Mega og 2 S-butikker.
Selvstændig enhed
Coop Norge består af 256 kooperativer. Trondos er et af de mest lønsomme kooperativer og opnåede i fjor den næsthøjeste omsætning og det bedste resultat. - Som selvstændig enhed står det os frit at vælge og styre it-systemer. Det samme er tilfældet for de øvrige kooperativer, siger Skjelvik. Han tilføjer, at Coop Norge derimod har specialdesignet løsninger til kassesystemer.
– Flere kooperativer i Coop gruppen er misundelige på vores system. De ser, at vi har en langt bedre udnyttelse af ressourcerne, hvilket styrker vores lønsomhed.
Overgangen til brug af IT-system
Overgangen til nyt computerværktøj i de enkelte afdelinger (butikkerne) kræ¬vede en intensiv brugertilpasset oplæring. – Mark Information Norge, som stod for oplæringen, har bidraget til en øget forståelse for computere generelt og særligt tidsregistrering. I løbet af 3-4 måneder klarede nybagte pc-brugere at takle relativt avancerede it-systemer.
Fuld kontrol
- Vores butikschefer siger, at de har fået et system, som giver fuld kontrol over timeregistrering og en retfærdig lønudbetaling. De bruger blandt andet mindre tid på lønindrapportering samt kontrol af timelister. - Nu kan de i større udstrækning koncentrere sig om kunderne og varebeholdningen. Det effektiviserer hverdagen og giver større indtjening, mener Skjelvik. - Overgangen fra manuelle rutiner til it-baseret butiksstyring er gået næsten smertefrit.
Just-in-time leverencer
Trondos er en betydelig logistikvirksomhed, hvor kravet til just-in-time leverancer er stort. På spørgsmålet om, hvordan ProMark påvirker denne proces, svarer Skjelvik: - Vi har fået en mere effektiv drift og logistik i vores butikker. Når varerne ankommer til butikken, ved systemet, om der er nok ressourcer til at tage imod varepartiet. Systemet fortæller os endvidere fra time til time, om vi har det rigtige antal ansatte til at håndtere dagens opgaver i butikken. ProMark støtter op om logistikprocessen og dermed kundetilstrømningen.
Omkostningsstyring
For dagligvarebranchen er omkostningsstyring meget vigtigt. – Vores vigtigste konkurrenceparameter er til enhver tid at kunne tilbyde kunderne den lavest mulige pris. Vi ser, at lav¬priskæder med base i andre europæiske lande er i færd med at etablere sig i Norge. Disse aktører har et ekstremt fokus på omkostninger, effektivitet og lønsomhed. Et effektivt tidsregistrerings- og lønsystem er et af midlerne til at tage konkurrencen mod dem op på, slutter Skjelvik.
Udgivet: 02-02-2007
