DVD Norden
"Med ProMark kan vi i dag følge betydeligt bedre med i, hvad der foregår på fabrikken" "
DVD Norden: "Det var vigtigt at gennemføre en analyse af systemets muligheder, inden den endelige beslutning blev truffet. Vores IT-chef forestod analysen, og da han havde set, hvad man kan med ProMark, var han overbevist".
Det tager fire sekunder at producere en DVD hos DVD Norden, men bjerge af papir og to lønbogholderes fulde opmærksomhed at beregne løn for virksomhedens medarbejdere. Sådan var det indtil januar 2005, hvor virksomheden indførte ProMark til komme/gå registrering og bemandingsplanlægning. Siden da har systemet revolutioneret regnskabsafdelingens arbejde. Papirbunkerne er væk og erstattet af bedre overblik og højere datakvalitet til gavn for hele virksomheden.
DVD Norden anvender modulerne ProTime og ProManagement. De er implementeret på 20 arbejdsstationer på fabrikken. Ved at placere tidsregistreringen dér hvor medarbejderne er, har man fået en fleksibel og brugervenlig løsning, som er gledet ind i medarbejdernes hverdag uden problemer.
De 140 timelønnede registrerer selv, hvornår de kommer og går. Data overføres direkte fra ProMark til virksomhedens Concorde XAL lønsystem. Den enkelte medarbejder kan på et hvilket som helst tidspunkt af dagen printe en oversigt over optjent afspadsering, ferie etc. Det aflaster bogholderiet mærkbart og giver samtidig medarbejderne en fleksibilitet, som ikke eksisterede tidligere.
Bemandingsplanerne tastes ind i ProManagement, som derefter beregner timegrundlaget til lønsystemet. Den tætte integration mellem de to systemer har afskaffet de håndskrevne planer og mødesedler samt den efterfølgende manuelle indtastning i lønsystemet. Det har forbedret datakvaliteten og reduceret tidsforbruget til papirarbejde markant.
Tidsregistrering hos DVD Norden
"Tidligere foregik alt manuelt. Medarbejdernes arbejdstid blev noteret på timesedler, som vi bagefter tastede ind i vores Concorde XAL lønsystem. Vi har 140 timelønnede, så det var et omstændeligt arbejde at beregne løn hver 14. dag. Risikoen for at lave tastefejl var heller ikke ubetydelig, hvilket er ekstra følsomt, når vi taler om løn.
Med ProMark har vi afskaffet bunkerne af papir og automatiseret lønberegningen. Den helt store gevinst er bedre overblik på alle niveauer, og derfor har systemet også fuld opbakning fra både fabrikschefen, afdelingslederne og de timelønnede", fortæller Amy Andersen, som er Group Finance Manager i DVD Norden. "ProMark har ændret arbejdet i regnskabsafdelingen mærkbart."
Som ansvarlig for regnskabsafdelingen i DVD Norden er Amy Andersen meget tæt på ProMark-systemet. Både hun og de øvrige medarbejdere i afdelingen har i løbet af de blot to måneder, det har været i drift, gjort sig mange positive erfaringer:
Vi sidder i dag mere ved computeren og har hurtig og nem adgang til alle de oplysninger, vi har brug for til at beregne løn. Vi bruger mindre tid på tastearbejde og arkivering af papir og har fået mere tid til at rådgive og hjælpe medarbejderne."
Færre fejl
"Man kan sige, at vejen fra medarbejderne til os er blevet kortere og mere gennemskuelig. Vi kan i dag følge betydeligt bedre med i, hvad der foregår på fabrikken. Når afdelingslederne laver nye bemandingsplaner i ProMark reflekteres det automatisk i lønsystemet. Hvis medarbejderne bytter vagter, overføres det også fra ProMark til lønsystemet, så vi kan beregne lønnen korrekt. Den type oplysninger fik vi tidligere på papir, og det var et kæmpearbejde at holde styr på alle ændringerne. Derfor kunne der nemt opstå fejl på lønsedlerne", forklarer Amy Andersen.
"ProMark har afskaffet bunker af papir og manuelt tastearbejde. Vi har fået et bedre overblik og mere nøjagtige data til lønberegningen. Systemet er guld værd for os", siger Amy Andersen, DVD Norden. "ProMark-systemet blev oprindeligt indkøbt til DVD Nordens fabrik i Brabrand, hvor det blev brugt, indtil man besluttede at lukke fabrikken".
"Det lå lige for at overføre ProMark til fabrikken her i Sakskøbing, men da de ikke havde udnyttet funktionaliteten fuldt ud i Brabrand, var det vigtigt at gennemføre en analyse af systemets muligheder, inden den endelige beslutning blev truffet. Vores IT-chef forestod analysen, og da han havde set, hvad man kan med ProMark, var han overbevist", siger Amy Andersen.
Uproblematisk implementering
ProMark er implementeret på de 20 arbejdsstationer på fabrikken, som medarbejderne i forvejen bruger i deres hverdag til job- og ordrestyring. PC’erne er nu udvidet med ProMarks komme/gå-registrering. Blandt medarbejderne i produktionen er der stor tilfredshed med, at valget faldt på ProMark. ”Vi lægger faktisk ikke mærke til systemet. Det er bare gledet ind i hverdagen, og det er jo den bedste anbefaling, man kan give. Frem for at opstille særlige tidsregistreringsterminaler ved hovedindgangen, har vi systemet lige ved hånden. Det er en vældig god løsning”, siger Holdleder Alf Skovbo. En anden fordel er, at medarbejderne til enhver tid selv kan se, hvor meget ferie og afspadsering de har til gode.
Fra ProMark kan de udskrive rapporter med alle personlige løn- og ferieoplysninger, så de undgår at skulle omkring regnskabsafdelingen for at få disse informationer. Det har givet en helt anden form for fleksibilitet end tidligere. Ud over komme/gå-registrering taster medarbejderne også fravær, ændringer og årsager til ændringer i mødetider ind i systemet. ProMark holder automatisk alle data op mod bemandingsplanerne og overfører oplysningerne til lønsystemet, hvor lønberegningen foregår.
Stikprøvekontrol
”Vi har både femholdsskift i produktionen og sæsonudsving, som afspejler sig i vagtplanerne. Med ProMark kan vi ved hjælp af få taster sammenholde medarbejdernes registreringer med vagtplanerne og beregne løn og ferie helt nøjagtigt. Sker der alligevel en fejl, kan vi nøjes med at lave stikprøvekontrol for at afdække fejlens omfang. Tidligere skulle vi have fat i adskillige ringbind for at se, om fejlen var en enlig svale, eller om den optrådte på alle lønsedler”, forklarer Amy Andersen. ProMark har skabt så mange gode resultater i DVD Norden, at man kraftigt overvejer at udvide systemet både personalemæssigt og med hensyn til funktionalitet. Foreløbig er det kun virksomhedens 140 timelønnede, der er omfattet af systemet, men på sigt skal virksomhedens 75 funktionærer også ind under ProMark paraplyen.
Det er også planen, at systemet skal udvides med moduler til jobstyring og integreres med produktionsplanlægningssystemet. ”Det var en af årsagerne til, at vi valgte ProMark. Det er et meget fleksibelt system, som kan vokse med vores behov og integreres med de systemer, vi i forvejen har. Jeg vil ikke tøve med at anbefale ProMark til andre”, siger Amy Andersen.
Om DVD Norden
DVD Norden producerer audiovisuelle medier og kopierer årligt næsten 100 millioner enheder fordelt på DVD, CD-Audio, CD-Rom og VHS-formater. Ud over kopiering tilbyder DVD Norden andre services som grafisk arbejde, professionelt studiearbejde og komplet færdigvarelogistik for sine kunder. Virksomheden investerer konstant i ny teknologi for at bevare og udbygge sin position som innovativ totalleverandør, der har fleksibilitet til at dække kundernes behov lige fra helt små serier til millioner af enheder. DVD Norden er den største virksomhed af sin art i Norden. Selskabet har hovedkontor i København og salgskontorer og produktionsenheder i Danmark, Sverige, Norge, Finland, England og Tyskland. DVD Norden beskæftiger 470 medarbejdere inden for salg, kundeservice, administration og produktion. På fabrikken i Sakskøbing er der 140 timelønsansatte og 75 funktionærer. DVD Norden blev børsnoteret i 1998.
Udgivet: 25-01-2007
