(Dansk)
.
Kundelogin
Få vores nyhedsbrev

Modtag aktuelle nyheder og vigtig viden om Workforce Management ca. en gang om måneden

Kommunikation er nødvendig for forandring

Tilfreds medarbejder om udrulningen af ProMark i SDC:
”Den gode gennemførelse af dette projekt kan kun tilskrives en god forberedelse gennem hele forløbet samt hjælp, når der har været behov"
 

Tine Skov MadsenFor Tine Skov Madsen, HR-direktør i SDC, handler forandringshåndtering først og fremmest om kommunikation. Hun er glad for roserne fra medarbejderen, men lægger først og fremmest vægt på den positive tryghed, som ligger i tilbagemeldingen.

– Forandring er ikke svær, når man styrer den selv. Usikkerheden opstår, når processen styres af andre. Hvad er motivet for forandringen? Hvad betyder det for mig og mine opgaver? Forandringer, hvor andre sidder ved rorpinden, skaber naturligt usikkerhed. Det skal der tages højde for fra start af. Ellers er springet kort til utryghed og mistillid.

Som en del af en større forandringsrejse, gik SDC sidste år over på ny overenskomst, og det berørte alle medarbejdere i organisationen.

Hvorfor overgik SDC til en ny overenskomst?

– SDC er på en forandringsrejse mod en mere kommerciel profil, hvor vi ikke blot leverer de ydelser, vores kunder efterspørger, men også tilbyder sparring og inspiration i krydsfeltet mellem forretning og it. Fra et historisk set dansk sigte bevæger vi os i dag på tværs af de nordiske landegrænser. Vi ekspanderer i øjeblikket kraftigt i det nordiske marked og forventer at fortsætte denne ekspansion over de kommende år.

– Til at understøtte dette havde vi behov for en ny og mere fleksibel overenskomst end vores hidtidige virksomhedsoverenskomst. Derfor overgik vi i efteråret 2014 til den finansielle sektors standardoverenskomst.

 

“Den gode gennemførelse af dette projekt kan kun tilskrives en god forberedelse gennem hele forløbet samt hjælp, når der har været behov. Allerede under projektopstarten blev det klart for mig, at her var der sat alle sejl til. Alt har været forberedt fra jeres side, og alle møder har været præget af et engagement og en professionalisme, som jeg ikke har været forvænt med.”

citat fra en tilfreds superbruger om udrulningen af ProMark hos SDC

 

Hvordan fik I kommunikeret indholdet af den nye overenskomst?

– Selve overenskomsten er en lang og kompliceret tekst, som skal formidles, så der ikke er nogen tvivl om, hvad det konkret betyder for den enkelte gruppe medarbejdere. Derfor inviterede vi til en række informationsmøder, hvor vi åbent holdt den gamle og nye overenskomst op mod hinanden og satte fokus på de ændringer, som skiftet til ny overenskomst ville indebære for den enkelte.

Hvad betyder det for tidsregistreringen?

Medarbejdere hos SDC var glade for kommunikationen– Vi lever af at sælge projekttimer. Derfor er det nødvendigt at have overblik over de timer, medarbejderne bruger på de enkelte projekter. For at medarbejderne får den rette løn for overarbejde, vagter mm, er det vigtigt, at det bagvedliggende system tager højde for de regler, der knytter sig til den enkelte medarbejder – og i SDC er det overenskomstbetinget.

– Derfor valgte vi i forbindelse med den nye overenskomst at indføre et nyt system til tidsregistrering – ProMark - som levede op til de krav, vi havde. Alternativt skulle vi have tilpasset vores hidtidige system til de ændrede regler og rammer i den nye overenskomst, og det hang ikke sammen økonomisk eller ressourcemæssigt.

– Allerede fra den første dag med ProMark var det muligt at registrere for alle typer medarbejdere efter den nye overenskomsts regler. Til at håndtere de mange spørgsmål om brug af det nye system, etablerede vi et internt netværk af superbrugere, så alle havde mulighed for at hente råd og vejledning hos en kollega. Det var en kæmpefordel og en forudsætning for, at vi kunne udrulle det nye system så hurtigt, som vi gjorde. Ellers var HR-afdelingen blevet en flaskehals.

– Samtidig gav superbrugerne høj troværdighed. Vi etablerede netværket meget tidligt i processen, så de kunne være ambassadører i organisationen under hele forløbet. Det var med til at skabe tillid og tryghed i processen.

Hvad gjorde SDC specielt i forhold til andre projekter?

– Mange forandringsprojekters kommunikation består af en e-mail til alle medarbejdere om, at nu skal man gøre et eller andet nyt. Vi havde en klar opfattelse af, at forandringen her ville blive oplevet som mere end bare nogle nye regler og et nyt tidsregistreringssystem. Vi vidste, at mange ville have forskellige spørgsmål og bekymringer. Derfor var det vigtigt, at vi kom meget hurtigt og målrettet ud til hele organisationen.

– Step 1 var en klarlægning af, hvem der blev påvirket hvordan. Lederne blev påvirket på én måde, medarbejderne på en anden. Vi lagde os derfor fast på en segmenteret kommunikationsplan, hvor vi kunne gå ud i organisationen med budskaber og vinkling skræddersyet de forskellige målgrupper.

Hvad var indholdet i kommunikationsplanen?

Tilfredse medarbejdere hos SDC– Vi startede to måneder før udrulningen af tidsregistreringssystemet med information på vores intranet, så alle var forberedt på, at der var noget nyt under opsejling. Budskabet var ikke detaljeret i starten. Vi sørgede også for at orientere lederne på vores månedlige ledermøder, da de jo havde en særlig interesse i at kende mere til indholdet, så de kunne hjælpe deres medarbejdere.

– Superbrugernetværket indgik som en aktiv medspiller i kommunikationen. Et andet vigtigt redskab var en serie instruktionsvideoer med de hyppigst forekommende situationer, som fortalte om, hvordan tidsregistreringen skulle foregå, og hvordan overenskomsten var inkorporeret i systemet.

– Vi benyttede os en god del af analog kommunikation. Noget som viste sig at være meget effektivt. Over hele virksomheden blev der sat plakater op. Det var en invitation til medarbejderne om at komme og høre mere om ProMark. Der var et stort fremmøde på de informationsmøder, vi holdt. Og det var noget, som havde stor interesse for medarbejderne, da alle i SDC skal tidsregistrere, og ændringerne i overenskomsten havde indflydelse på deres arbejdsforhold.

Hvordan forløb orienteringsmøderne?

Orienteringsmøder blev afholdt løbende – Det var vigtigt for os både at tale om overenskomst og tidsregistrering, da tingene hang tæt sammen. Derfor havde vi både HR- og ProMark-eksperter med på orienteringsmøderne, som kunne svare på alle spørgsmål. Alle medarbejdere havde mulighed for at komme med indspark under møderne – både ved at stille spørgsmål direkte og ved at give os skriftlig feedback. Til det brugte vi røde og grønne paptrekanter. På de røde kunne de skrive kommentarer og spørgsmål om det, som bekymrede dem, og på de grønne kunne de skrive det positive. På den måde fik vi direkte feedback fra alle medarbejdere.

Det gav os et effektivt redskab for at foretage ny og endnu mere målrettet kommunikation, som tog fat om det, der bekymrede medarbejderne, og det kunne vi bruge i fx artikler, en bedre vejledning og videoklip.

Hvordan forløb første dag?

– Der var kage i kantinen den dag, udrulningen blev sat i værk, og både CFO’en, jeg selv og resten af HR stod ved indgangene og hilste alle velkommen og fortalte om det nye initiativ. “Husk at tidsregistrere” var hovedbudskabet, som blev gentaget mange gange den morgen. Det skabte opmærksomhed og gav en god stemning.

Superbrugerne fik stickers og guldkarameller, som de kunne uddele til alle medarbejderne i deres område den dag og dagene efter. På den måde blev der skabt endnu mere positiv opmærksomhed om både den nye overenskomst og tidsregistreringen.

 

Billeder: Venligst udlånt af SDC.
Denne artikel er også bragt i Dansk HRs månedsmagasin HR-chefen, august 2015.

Tilbage